「年末調整電子化」来年へ向けて準備を進めましょう

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「年末調整電子化」来年へ向けて準備を進めましょう

2023.11.02

「年末調整電子化」来年へ向けて準備を進めましょう

こんにちは。PR現代の佐藤です。

11月がスタートしました。
いよいよ今年もあとわずかとなりました。
いつも思いますがここからが本当にあっという間です。
年末年始の準備も今月中に完了させていないと危険ですね。

11月になったのに今朝の天気予報ではしばらく夏日が続くとか。
そろそろ立冬なのに夏日とはいったい……
寒暖差がますます激しくなると思いますので体調管理は要注意ですね。

「年末調整」電子化

10月のブログで「年末調整」の電子化について少し触れましたが、2020年10月以降に書く保険会社等から取得した控除証明データを基にした年末調整が可能になりました。
この2、3年で我々実施会社側の環境も整ってきており、導入を検討するにはよい時期になってきたと思います。

「年末調整電子化」メリット

長年紙ベースで従業員とやりとりをしてきましたが、従業員の記入漏れ、計算間違い等も多く、会社側も膨大な時間を使ってチェック作業を行ってきました。

今までの流れは
①控除証明書を書面で受領
②保険料控除申告書または住宅ローン控除申告書に受け取った書面の内容を転記し、控除額を計算し記入
③記入した各種申告書と控除証明書を勤務先に提出
④勤務先が提出された年末調整申告書に記載された控除額の検算、控除証明書等の確認を行った上で年税額を計算

電子化された場合の流れは
①従業員が保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
②従業員が、国税庁ホームページからダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（※）に、住所・氏名等の基礎項目を入力し、①で受領した電子データをインポートして年末調整申告書の電子データを作成
③従業員が、②の年末調整申告書データ及び①の控除証明書等データを勤務先に提出
④勤務先が、③で提出された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算

※年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）とは、年末調整申告書について、従業員が控除証明書等データを活用して簡単に作成し、勤務先に提出する電子データまたは書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提供するソフトウェアです。

上記新旧手順のとおり、従業員は手書きによる手続き（年末調整申告書の記入、控除額の計算など）を省略でき、年末調整申告書の作成を簡素化できます。
また、書面で提出を受けた控除証明書等を紛失した場合は、保険会社等に対し再発行を依頼しなければなりませんでしたが、その手間も不要となります。

従業員が「マイナポータル連携」を利用する場合には、複数の控除証明書等を一度の処理で取得することができますので利便性がより高まります。

勤務先は、従業員が年調ソフトで作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。
また、控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減されます。
さらに、従業員が年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して控除申告書を作成するため、記載誤り等が減少し、従業員への問い合わせ事務も減少することが期待されます。
スマホで作成が可能なこともポイントです。
書面だった場合の書類保管コストも削減することができます。
給与データとの連動も大きな事務削減です。

「年末調整電子化」デメリットは

一方でデメリットもありますので紹介します。
まず重要なのが、社内での電子化ルールの策定、システムの統一が必須になるため
書面とデータでの提出が混在する場合はかえって業務効率を悪化させてしまう懸念があります。
次に社内の電子化に必要な環境整備が必要になることです。
電子化に不慣れな従業員には操作を含めたフォロー体制も必要になってきます。
従業員は各自でソフトウェアの初期設定、基礎入力が必要になり面倒に感じる可能性もあります。

私も実験的にスマホでの作成に挑戦してみました。
マイナポータルとの連携を選択して入力を進めましたが、入力項目が多いことと、各保険会社登録に時間がかかり結構大変でした。
今のところ、保険会社すべてとの控除証明書電子交付サービスと連動しているわけではないようで、どうしていいか分からなくなる場面もありました。

最初から欲張ってすべての機能をカバーしようとしたのがよくなかったのかもしれませんが、実験してみた感想としては利用方法について従業員に対して十分なアナウンスと事前準備、フォロー体制が必須と感じました。

ただ、初年度の設定を完了すれば次年度以降は一気に楽になりそうです。

「年末調整電子化」スケジュールは

年末調整時期に合わせて4月をメドにスタートするのがベストです。
マイナポータルと連携するためには従業員が「マイナンバーカード」を取得している必要もあります。

従業員への実施手順を周知し、フォロー体制を準備しておく必要があります。
国税庁ではスケジュールに関しても細かく案内を発表していますので参考にしてください。