「電子帳簿保存法」義務化知ってましたか?

新年あけましておめでとうございます。
PR現代佐藤省二です。

本年もよろしくお願いいたします。

2022年がスタートしました。
弊社も1月5日が仕事始めでした。
今年は寅年です。
干支でいうと「壬寅(みずのえ・とら)」だそうで、「新しく立ち上がること」や「生まれたものが成長すること」といった縁起のよさを表しているとのことです。

コロナも今度はオミクロン株が主流になりつつあるようで、年明け早々から感染者が増えているとのニュースが流れており気になるところです。
今年こそはコロナも収束して経済も上向きになることを祈るばかりです……

年末年始はコロナの感染者数も落ち着いた状態だったので、久々に帰省したり、初詣に出掛けたり、旅行したりと思い思いに休みを過ごされた方も多かったのではないでしょうか。
私は、地元でのんびりと過ごしておりましたが、あいかわらずあっという間のお休みでした。

電子帳簿保存法ご存じですか?

今回は、令和4(2022)年1月1日より施行された「電子帳簿保存法」についてポイントを説明します。
まず、この「電子帳簿保存法」は平成10(1998)年7月に施行された。
「電子帳簿保存法」は情報化社会に対し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法、法人税法その他の国税に関する法律の特例を定める法律です。

なんと!24年前に施行された法律なのですね。
施行以降、情報の進化に伴い改正を繰り返してきました。
少しずつ便利にはなってきたようですが、真実性の確保、可視性の確保のために、
かなり複雑かつ厳しい要件があり、なかなか導入企業が増えなかったようです。

そして今年1月1日の施行に際し、大幅な改正が行われました。

ポイントとなる改正事項は

  • 税務署長の事前承認制度が廃止されました。
    昨年までは事前申請が必要だったため書類の準備に時間がかかっていました。
  • タイムスタンプ要件が緩和されました。
    紙で受け取った請求書や領収書等をスキャンして保存することが認められていましたが、その際に「受領者による自署署名」と原本受領日からおおむね3日以内に「タイムスタンプ」を付与することが条件となっていました。
    今回の改正で「受領者による自署署名」が不要となり「タイムスタンプ」の付与期間が最長約2ヶ月と概ね7営業日以内とされました。
  • 適正事務処理要件が廃止されました。
    タイムスタンプの付与された後に記録事項の確認を行い、承認後も原本と電子データの定期チェックが義務づけられていましたが廃止となりました。
    これにより、原本(紙)の廃棄が可能となりました
  • 検索機能要件の緩和
    保存した電子データの検索要件が「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」の3つのみとなりました。

国税庁パンフレット4ページ
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf

注意事項は

正しいデータであることを証明するために、「検索性の確保」と「真実性の確保」が定められています。

  • 紙での保管だと効力が無くなってしまいます。
  • データ保存時には定められた要件をクリアしている必要があります。
  • 保存期間が義務づけられています。
  • 電子データの真実性を確保するために事務処理規程の整備が必要です。

猶予期間が設定されました

義務化への対応が間に合わない中小企業等が多く、2021年12月に猶予期間を設けることが公表されました。
猶予期間は令和5(2023)年12月31日までです。

  • 納税地等の所轄税務署長がやむを得ない事情であると認めていること。
  • 保存義務者が税務調査委などの祭にその電子データの出力書面(整然とした形式及び明瞭な状態背出力されたものに限る)の提示または提出の求めに応じることができること。

やむを得ない事情とは、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に係るシステム等や社内でのワークフローの整備未済等、保存要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難であることです。

これから準備するべきこと

猶予期間の2年間で準備すべきことは以下となります。

  • 電子データでの保存方法を決める。
  • スキャナーの導入、ディスプレイ等で電子データを閲覧できる環境をつくること。
  • タイムスタンプを導入して改ざんされていないことを証明できること。
  • 事務処理規程を整えておく。
  • 電子帳簿保存法をカバーしている財務ソフト、経費精算ソフトの導入を検討すること。

度々登場した「タイムスタンプ」とは、郵便局の消印のようなイメージでタイムスタンプを付与しなければ信頼性の確保が難しい、スキャンした電子書類等に使用します。
財務ソフトは検証可能性が確保されているので付与する必要はありません。

タイムスタンプの利用には費用が発生します。
種類はそんなに多くはないようですが、定額制や使用数に応じた料金体系となっているようです。初期費用+月額料金で1万円〜2万円で
タイムスタンプ比較サイト
https://91compare.com/

自社の取引数に応じて契約を検討しましょう。

ペーパーレス化が一気に進むことは大変喜ばしいことですが、要件が大きく緩和されたとはいえ、準備することも多く簡単ではないかもしれません。
猶予された2年間でひとつひとつ確実に準備することが大事ですね。

国税庁 電子帳簿保存法ページ
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/denshichobo/mokuji.htm

 

 

 

 

 

 

 

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