会議の時間を半分にしたらいいことがたくさんあった

オンライン会議

皆さまこんにちは、PR現代の三澤です。
ジメジメした季節が続きますね。

さて、本日は
「会議で数字の報告はいらない」
「会議は議長で中身が決まる」
というテーマで書きたいと思います。

会議の時間を半分に!

さまざまな会社には、それぞれの方法や内容の会議の
やり方があると思います。

コロナ禍で、各社の会議のやり方が依然と比べて変化した
というところも多いと思います。

オンラインに移行したり、ペーパーレスにすることで
以前よりも時間が短くなったところも多いと思います。

ある店では、
会議の時間を半分にする!というテーマで改善をしました。

結果として、
時間が半分になったけど、
意見が活発になり、かつ中身も充実してきました。

小売業にとって、関係者、または全スタッフが
同じ時間に集まることは予想以上に大変なことですよね。

 

改善した3つのポイント

実際に変えてみたことは次の3つです。

変えたこと①

リアルからオンライン会議へ

今までは、ひとつの場所に集まって会議をしていたのを
オンラインに変更して、各店で出席できるようにしました。

こちらについては会社の考え方が多々あると思います。
実際に顔を合わせて行うメリットもありますが、
集まる時とそうでない時のメリハリをつけました。

時間移動コストの軽減、社員への負担軽減、会議時間の軽減など
プラスも多いです。
zoomなら録音すれば、時間も短くなっているのでアーカイブとして
社内のコンテンツになるかもしれません。

変えたこと②

数字の結果報告はやめた

会議の時間を使っている大半がこの時間という企業も
多いかもしれません。
しかし、店の数字をいつも見れる状況にしていれば
わざわざ報告することは必要ないのです。
逆に報告の代わりに、結果を踏まえての
振り返った意見、改善の意見、他人にシェアするべき項目。
この3つについてはしっかりと報告を行います。

事前に
考えて参加しないと恥を見るという流れになりましたので
参加スタッフはみんな、意見を持って参加するようになりました。

変えたこと③

受け身型から発言型へ変えた

会議で発言するのが、いつも同じ人、役職のついたスタッフ、
オーナー、またはオーナーファミリーばかり発言する会議が
多かったりします。

これは司会進行役がいないまたは、司会進行役自らが
発言することが影響している場合が多いです。

振り返ってみての個人的感想、売上アップ・経費節減につながる改善意見、
各店・各スタッフにシェアすべき内容、したい情報の報告。
この3つに絞ったところ、今まで発言回数の少なかった若手のスタッフが
興味深い現場にそった意見をどんどん発信するようになったのです。

特に、このWEB時代に若手の視点と改善点はとても売上に直結してくるものです。

例えば、、、、
インスタのリールの件ですが、○○の動画がバズってシェアが増えましたので、
今月は動画を強化していきます。

ティックトックを見て来店の人が1人見えました。よく伺ってみたら、
○○のハッシュタグ経由で知ったようです。
次は、こんなタイプの属性の方向けに発信していきます。

GMBにアップする動画を当社のユーチューブちゃんねるにもアップすれば、
長期目線で資産になるので、特にユーザー目線の○○についてコンテンツ制作を
していこうと思います。

こんな報告があったとき、わからないことも多いかもしれませんが
ぜひ若手に任せてやらせてあげてください(笑)

資料は事前に作ってシェアし、読み込んで参加すること。
時間を短くするには、議題にそった司会進行役の役割がとても大きいと思います。
進行役は「口2耳8」の姿勢でするといいのかなと感じています。

「口2耳8」トヨタの会議は30分

先日、電車にのっていると
「トヨタの会議は30分」というビジネス書の
広告が掲載されていました。

ダウンロードして読んでみると、「口2耳8」という耳慣れない言葉がありました。
口は自分が話すこと2割、耳は相手の話を聞くこと8割の割合でみんなでコミュニケーション
しようという意味のようです。

これを意識するだけでも有意義な会議やミーティングになるのではと思います。

 

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