年末調整の電子化が始まっています

こんにちは。PR現代の佐藤です。
10月も残り5日あまり、いよいよ年末が近づいてきました。
ここからは恐ろしいほどのスピードで年末から年明けに向かっていくことになりそうです。

ついに、緊急事態宣言も9月30日で解除となり、東京都、大阪府などでは25日から飲食店への営業短縮要請も解除されました。
営業短縮要請の解除はおよそ11ヵ月ぶりとのことです。
コロナ感染者数も東京都ではついに25日には17人ということで今年の最少人数まで減ってきました。
今回の急激な感染者数の減少は謎の部分も多いようですが、個人的にはワクチン接種率が上がってきたことと、マスクの習慣化が大きいのではないかと考えています。
いずれにしてもこのまま終息して、第6波などとならないことを祈るばかりです。
できれば新年まで何事もなく、経済も回って幸せに過ごせるとよいですね〜。

さて、今回は冬の風物詩とも言える「年末調整」について。

かつては各保険会社、金融機関などから控除証明書を集め、給与所得者の扶養控除等申告書に記入をしてもらい、突き合わせをして手計算などなど会社側も面倒な作業が多くて大変でした。
従業員も、控除証明書を集めて給与所得者の扶養控除等申告書に記入をし、扶養親族も漏れなく記入して提出と、こちらも面倒が多かったですね。
私も生命保険の控除証明書が家中探しても見当たらず、電話して再発行してもらった記憶があります。
記載内容に誤りがあれば修正も必要となり、申告関係書類は7年間の保管義務があり、紙がどんどん増える一方でした。
大勢の社員を抱える企業は一大仕事だったと思います。

このように手間がかかる年末調整業務ですが、会社が年末調整を行うことは義務づけられており、勝手に止める訳にはいきません。
年末調整を行わなかった場合、10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金が科される可能性があります。

煩雑な作業が多く、紙ベースの象徴的だった年末調整が、ついに令和2年10月より電子化がスタートしました。
今年は2年目ということになります。

年末調整の手続きはどのように変わるの?

これまでの年末調整手続は、

①従業員(給与等の支払を受ける方)が、保険会社、金融機関、税務署等(以下「保険会社等」といいます。)から控除証明書等を書面(ハガキ等)で受領
② 従業員が、保険料控除申告書又は住宅ローン控除申告書に、①で受領した書面(ハガキ等)に記載された内容を転記の上、控除額を計算し記入
③ 従業員が保険料控除申告書及び住宅ローン控除申告書など、年末調整の際に作成する各種申告書(以下「年末調整申告書」といいます。)を作成し、控除証明書等とともに勤務先(給与等の支払者)に提出
④ 勤務先が提出された年末調整申告書に記載された控除額の検算、控除証明書等の確認を行った上で、年税額を計算
という流れで進められていました。

年末調整手続が電子化された場合は、次のような手順となります。
① 従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
② 従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(※)に、住所・氏名等の基礎項目を入力し、①で受領した電子データをインポート(自動入力、控除額の自動計算)して年末調整申告書の電子データを作成
③ 従業員が、②の年末調整申告書データ及び①の控除証明書等データを勤務先に提供
④ 勤務先が、③で提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算
※ 年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(年調ソフト)とは、年末調整申告書について、従業員が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、勤務先に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提供するソフトウェアです。

年末調整 電子化のメリットは?

≪従業員のメリット≫
従業員は、これまでの手書きによる手続(年末調整申告書の記入、控除額の計算など)を省略でき、年末調整申告書の作成を簡素化できます。
また、書面で提供を受けた控除証明書等を紛失した場合は、保険会社等に対し、再発行を依頼しなければなりませんでしたが、その手間も不要となります。
※ 従業員が、「マイナポータル連携」を利用する場合には、複数の控除証明書等を一度の処理で取得することができますので、従業員の利便性がより高まります。
≪勤務先のメリット≫
勤務先は、従業員が年調ソフトで作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。
また、控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減されます。
さらに、従業員が年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して控除申告書を作成するため、記載誤り等が減少し、従業員への問合せ事務も減少することが期待されます。
加えて、書面による年末調整の場合の書類保管コストも削減することができます。
※ 年末調整申告書データを利用して年税額の計算等を行うためには、勤務先の給与システム等が年末調整申告書データの取込みに対応する必要があります。詳しくはご利用の給与システム等の開発業者等にお問合せください。



マイナンバーカードを取得すると「マイナポータル連携」を利用すれば一層利便性がよくなりそうです。
銀行の住宅ローン残高や保険会社の生命保険の控除証明書等は各ホームページで手続きをすることによって、ダウンロードで取得することができます。
一度登録手続きを行えば、翌年以降は紙の証明書を集める手間も省けます。

国税庁より年末調整ソフトをダウンロードできます。
https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm
年末調整ソフトを活用することで、手計算の手間や計算ミス等のロスも減って提出も楽になりますね。

正しく稼働するためには社員への周知が重要になります。
ここが大きなポイントになりそうです。
社員への周知が完了し、各自が控除証明書等のデータ取得、年末調整ソフトへの基礎項目入力ができるようになれば電子化も完了です。
アナログに慣れている世代への対応が重要ですね。

 

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